Configuration permettant de traiter des jeux de fichiers contenant des données et des documents PDF

Pour traiter des jeux de fichiers contenant un ou plusieurs documents dans un fichier PDF, ainsi que des données supplémentaires dans un fichier d'entrée auxiliaire, vous devez configurer une unité d'entrée qui utilise l'une des méthodes de création de lot suivantes pour les jeux : Nombre de jeux, Pages dans les jeux ou Jeux par heure. Configurez ensuite un flot de travaux PDF. Lors de son exécution, l'étape IdentifyPDFDocuments produit un seul travail PDF contenant tous les documents individuels. Elle inclut les données supplémentaires dans le fichier de propriétés de document (DPF) afin qu'elles puissent être utilisées par d'autres étapes du flot de travaux.
L'étape utilise deux propriétés pour identifier les données supplémentaires :
  • La valeur de la propriété Extension du fichier d'entrée auxiliaire identifie le fichier qui contient les données.
  • La valeur de la propriété Fichier d'en-têtes identifie le fichier qui spécifie les données du fichier d'entrée auxiliaires à ajouter au fichier de propriétés de document.

Cette procédure utilise un exemple pour expliquer comment traiter des jeux de fichiers contenant des données et des documents PDF.

  • Dans cet exemple, une compagnie d'assurance utilise une application pour générer des lettres destinées à ses clients. Chaque lettre constitue un fichier PDF distinct. Les lettres générées par l'application ne contiennent pas le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du conseiller du client.
  • Une autre application génère des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules) avec les données relatives au conseiller, ainsi que d'autres données qui permettent à la compagnie de rédiger et d'acheminer les lettres. Les deux applications génèrent 100 paires de fichiers en même temps.
  • Pour optimiser le traitement des lettres et ajouter les informations de contact des conseillers, la compagnie regroupe 50 lettres dans un seul travail PDF avec les 50 fichiers CSV requis pour lire les données du conseiller, dans le fichier de propriétés de document utilisé par les autres étapes du flot de travaux.

Avant de configurer un flot de travaux et une unité d'entrée :

  • Assurez-vous que le fichier d'entrée auxiliaire répond aux conditions requises suivantes :
    • La ligne d'en-tête contient les noms de base de données des propriétés de document, séparés par des virgules, pour chaque valeur de données à ajouter au fichier de propriétés de document.
    • Le fichier contient une ligne de données pour chaque document du fichier PDF associé.
    • Sur chaque ligne de données, les valeurs des propriétés de document sont séparées par des virgules.

    Par exemple, ce fichier d'entrée auxiliaire est associé à un fichier PDF contenant un document. Le fichier contient une ligne d'en-tête et une ligne de données avec cinq valeurs de données : 

    Doc.Custom.AgentName,Doc.Custom.AgentPhone,Doc.Custom.AgentEmail,Region,AgentCodeKelly Lopez,1-800-555-1234,kelly.lopez@insurancebiz.com,Southeast,B475

  • Assurez-vous que les en-têtes de toutes les valeurs de données à utiliser dans le flot de travaux sont définis comme des propriétés de document RICOH ProcessDirector.

    Dans l'exemple, vous souhaitez utiliser les valeurs de Doc.Custom.AgentName, Doc.Custom.AgentPhone et Doc.Custom.AgentEmail dans une étape basée sur le modèle d'étape EmailDocuments.

    Vous devez définir Doc.Custom.AgentName, Doc.Custom.AgentPhone et Doc.Custom.AgentEmail comme des propriétés de document personnalisées.

      Remarque:
    • Nous vous recommandons d'attribuer aux propriétés de document personnalisées des noms commençant par Doc.Custom.
    • Si vous ne souhaitez pas utiliser une valeur de données dans le flot de travaux, vous n'avez pas besoin de définir l'en-tête de la valeur de données comme une propriété de document RICOH ProcessDirector. Dans l'exemple, AgentRegion et AgentCode ne sont pas définis comme des propriétés de document RICOH ProcessDirector.

  • Créez un fichier d'en-têtes qui répertorie les noms de base de données des propriétés de document dont vous souhaitez ajouter les valeurs au PDF. Chaque nom de propriété de base de données figure sur une ligne distincte.

    Vous pouvez, par exemple, créer un fichier headers.txt avec le contenu suivant : 

    Doc.Custom.AgentNameDoc.Custom.AgentPhoneDoc.Custom.AgentEmail

    Lorsque l'étape IdentifyPDFDocuments de votre flot de travaux traite le jeu de fichiers de cet exemple, elle crée un fichier de propriétés de document avec les données extraites de la lettre et celles du fichier d'entrée auxiliaire. Par exemple, la compagnie a mappé les données relatives au nom du client et à son adresse e-mail contenues dans la lettre aux propriétés de document dans la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF. L'étape IdentifyPDFDocuments crée un fichier de propriétés de document avec les valeurs suivantes :

    Doc.Custom.CustomerName Doc.EmailAddress       Doc.Custom.AgentNameDoc.Custom.AgentPhone Doc.Custom.AgentEmailChris Smith            chris.smith@myisp.com  Kelly Lopez1-800-555-1234        kelly.lopez@insurancebiz.com

Pour définir une configuration permettant de traiter des jeux de fichiers contenant des données et des documents PDF :
  1. Cliquez sur l'onglet Administration.
  2. Dans la sous-fenêtre de gauche, cliquez sur Périphériques ⇒ Unités d'entrée.
  3. Ajoutez ou copiez une unité d'entrée de dossier prioritaire.

    Par exemple, cliquez sur Ajouter ⇒ Dossier prioritaire, et nommez l'unité d'entrée PDFInputFromSets.

  4. Dans tous les onglets, renseignez les propriétés obligatoires et facultatives qui doivent correspondre à votre environnement.
  5. Cliquez sur l'onglet Général.
  6. Pour la propriété Flot de travaux enfant, sélectionnez le nom du flot de travaux que vous êtes en train de modifier pour traiter les jeux de fichiers.

    Par exemple, sélectionnez PDFDocumentsFromSets.

    Si vous créez un nouveau flot de travaux, utilisez la valeur par défaut. Une fois le nouveau flot de travaux enregistré, affichez les propriétés de l'unité d'entrée et sélectionnez le flot de travaux comme valeur pour cette propriété.

  7. Cliquez sur l'onglet Création de lot.
  8. Pour la propriété Méthode de création de lot, sélectionnez Nombre de jeux, Pages dans les jeux ou Jeux par heure.
  9. Spécifiez des valeurs pour les autres propriétés associées à la méthode de création de lot sélectionnée.

    Vous pouvez, par exemple, souhaiter que l'unité d'entrée traite les fichiers en lot et les soumette au flot de travaux après avoir reçu 50 jeux de fichiers PDF et CSV. Pour la propriété Nombre de fichiers à traiter en lot, entrez 50.

  10. Spécifiez une valeur pour la propriété Modèle correspondant pour jeux, ou utilisez la valeur par défaut :
    (.+?)\.[^.]*$|$

    Lorsque la valeur par défaut est utilisée, RICOH ProcessDirector ajoute les fichiers dont les noms sont identiques, à l'exception de leurs extensions, au même jeu.

    Par exemple : 

    customer_1.pdfcustomer_1.csv

  11. Pour la propriété Data patterns, entrez : .*pdf$
  12. Entrez des valeurs de propriété pour le modèle de fichier qui identifie un fichier d'entrée auxiliaire.

    Par exemple, entrez les valeurs suivantes pour un fichier d'entrée auxiliaire doté d'une extension de fichier CSV :

    • Modèle de fichier : .*csv$
    • Utilisation de fichier spoule : auxinput
    • Type de fichier spoule : csv
    • Modèle de fichier requis : Oui
    • Séquence de modèles de fichier : 1

    Pour la propriété Utilisation de fichier spoule, RICOH ProcessDirector vous permet d'utiliser n'importe quelle valeur qui ne soit pas un mot-clé de RICOH ProcessDirector. Les mots-clés incluent control (contrôle), overrrides (substitution) et print (imprimer).

  13. Cliquez sur Ajouter.
  14. Une fois les valeurs de propriétés de l'unité d'entrée définies, cliquez sur OK.
  15. Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
  16. Ouvrez un flot de travaux que vous souhaitez modifier, ou créez un nouveau flot de travaux.

    Par exemple, vous pouvez copier et modifier le flot de travaux EnhancePDFDocuments fourni. Nommez le flot de travaux copié PDFDocumentsFromSets.

  17. Ajoutez ou modifiez une étape basée sur le modèle d'étape IdentifyPDFDocuments.
  18. Définissez des valeurs pour les propriétés de l'étape IdentifyPDFDocuments :
    1. Pour la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF, spécifiez le chemin complet ou le nom symbolique du fichier de contrôle créé via Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.

      La propriété Identifier le fichier de contrôle PDF par défaut définit chaque fichier PDF comme un seul document. Utilisez Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour créer un fichier de contrôle personnalisé si :

      • Vos fichiers PDF contiennent deux ou plusieurs documents.
      • Vous souhaitez ajouter une marque aux documents.
      • Vous souhaitez mapper des données figurant dans les documents aux propriétés de document.

    2. Pour la propriété Extension du fichier d'entrée auxiliaire, entrez l'extension de fichier des fichiers d'entrée auxiliaires.

      Assurez-vous que cette valeur correspond à celle de la propriété Type de fichier spoule pour le fichier d'entrée auxiliaire que vous avez défini sur l'unité d'entrée.

      Dans l'exemple, les fichiers d'entrée auxiliaires sont dotés d'une extension CSV. Entrez : csv

    3. Pour la propriété Fichier d'en-têtes, entrez le nom et le chemin complet du fichier qui répertorie les valeurs à copier depuis le fichier d'entrée auxiliaire vers le fichier de propriétés de document.

      Par exemple, saisissez /aiw/aiw1/aux_input/headers.txt (Linux) ou C:\aiw\aiw1\aux_input\headers.txt (Windows).

  19. Apportez les autres modifications requises au flot de travaux.
  20. Enregistrez le flot de travaux.
  21. Testez l'unité d'entrée et le flot de travaux :
    1. Activez le flot de travaux.
    2. Activez et connectez l'unité d'entrée qui envoie des travaux au flot de travaux.
    3. Soumettez des jeux de fichiers PDF et CSV à l'unité d'entrée jusqu'à la limite à laquelle celle-ci regroupe les fichiers en lots et les envoie au flot de travaux.
      Dans l'exemple, l'unité d'entrée soumet 50 jeux de fichiers PDF et CSV.
Lors de son exécution, l'étape IdentifyPDFDocuments génère la sortie suivante :
  • Un seul fichier PDF avec tous les documents issus de tous les jeux.
  • Un répertoire sets contenant un sous-répertoire pour chaque jeu de fichiers.
  • Un fichier de propriétés de document contenant les valeurs pour toutes les données mappées aux propriétés de document dans la propriété Identifier le fichier de contrôle PDF et les valeurs de données issues des fichiers d'entrée auxiliaires.

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