Planification de la conservation des données des travaux et documents

Pour ce faire, vous devez identifier :

• Les fichiers à stocker
• Les propriétés à stocker
• Les informations d'historique à stocker
• Les points du flot de travaux auxquels vous devez stocker les données des travaux et documents
• La durée pendant laquelle vous devez conserver ces données de travaux et documents
• Les personnes qui doivent avoir accès aux données des travaux et documents
• Le système sur lequel stocker ces données de travaux et documents
• Les propriétés de recherche dont vous aurez besoin pour récupérer les données des travaux et documents une fois qu'ils seront stockés dans le référentiel.
• Les valeurs des propriétés de travail que vous devez conserver afin qu'elles soient utilisées lors de l'extraction du travail d'un référentiel.

Ces informations vous aideront à déterminer le nombre de référentiels dont vous avez besoin. Vous pouvez ensuite créer les référentiels et ajouter des étapes StoreInRepository à votre flot de travaux.

Fichiers

Chacune des étapes StoreInRepository peut stocker un fichier par travail dans un même référentiel. Vous pouvez stocker tout type de fichier dans vos référentiels. Par exemple, des fichiers PDF, des fiches de travail JDF, des fichiers AFP, des fichiers PostScript ou des fichiers compressés. Vous avez la possibilité de stocker uniquement les valeurs de propriété ou l'historique des travaux et aucun fichier.

Si vous disposez de la fonction Prise en charge document PDF, vous pouvez extraire des données, notamment un travail PDF, un document au sein d'un travail ou des informations sur un travail, à partir d'un référentiel et les afficher. Si vous disposez de la fonction Prise en charge AFP, vous pouvez extraire et afficher les mêmes types de données pour les travaux AFP. Vous ne pouvez pas afficher le contenu des travaux ou des documents d'autres types de fichier, mais vous pouvez afficher les valeurs de propriété et l'historique des travaux si vous avez choisi de stocker ces informations.

Vous pouvez créer des référentiels basés sur différents critères, par exemple en fonction de la personne qui vous envoie les fichiers ou de la façon dont vous utilisez les fichiers dans votre entreprise. Par exemple :

• Un atelier d'impression peut stocker des fichiers pour chaque compte client dans son propre référentiel.
• Un service d'impression interne peut stocker des fichiers pour chaque secteur d'activité dans son propre référentiel. Un référentiel peut stocker des travaux de comptes débiteurs et un autre des travaux de comptes créditeurs.
• Une entreprise peut stocker des fichiers pour chaque centre d'appel dans son propre référentiel. Les employés d'un centre d'appel accèdent rapidement aux fichiers dont ils ont besoin pour l'assistance des clients.

Propriétés

Vous avez la possibilité d'enregistrer les valeurs des propriétés des travaux et documents avec ou sans enregistrement d'un fichier de travail ou d'un historique de production. Vous pouvez également enregistrer les valeurs des propriétés qui sont associées à un travail mais sont des propriétés d'autres objets, ainsi que les données de document qui ne sont pas définies comme propriétés de document RICOH ProcessDirector.

Vous pouvez utiliser des propriétés de travail ou de document pour récupérer un travail, un document ou des informations sur ce travail dans un référentiel et afficher ces informations. Les informations relatives au travail peuvent comporter les propriétés associées au travail, par exemple le modèle d'imprimante utilisé pour l'impression du travail ou les données de document renvoyées à RICOH ProcessDirector après le traitement des documents d'un travail par un programme externe.

Le stockage des propriétés occupe beaucoup moins d'espace que le stockage des travaux. C'est pourquoi les référentiels de propriétés peuvent être de taille beaucoup plus réduite que les référentiels destinés à stocker des fichiers.

Vous pouvez indiquer les propriétés à stocker selon la façon dont les informations de propriétés sont utilisées dans votre entreprise. Par exemple :

• Une société peut stocker le nom du client, le numéro de compte et autres informations sur chaque document imprimé, ainsi que le nombre de pages du document et le modèle d'imprimante utilisé pour l'impression du travail. Il ne sera peut-être pas nécessaire de stocker les fichiers de travaux contenant véritablement les documents.
• Un service d'impression interne à l'entreprise peut stocker les fichiers de travaux et les propriétés des travaux et documents nécessaires à la récupération des documents dans chaque fichier de travaux, ainsi que les données de traitement postal (comme un changement d'adresse) renvoyées par un logiciel de messagerie tiers. Bien que les données de traitement postal ne soient pas définies comme propriétés de document RICOH ProcessDirector, le personnel du service peut consulter les données lors de la récupération d'un document dans le référentiel.

Historique de production

Il est possible d'enregistrer l'historique de production d'un travail, avec ou sans enregistrement d'un fichier de travail. Vous avez la possibilité de configurer des notifications d'enregistrement d'historique pour capturer différents niveaux de détail sur le traitement des travaux et paramétrer ensuite l'étape StoreInRepository pour qu'elle stocke les enregistrements d'historique. Par exemple, vous pouvez configurer vos notifications de façon à enregistrer tout changement d'état de chacune des étapes du flot de travaux traitant le travail. Ou bien, vous pouvez limiter les enregistrements en choisissant un changement d'état particulier, par exemple le moment où le travail passe à l'état Terminé des étapes InsertJobs ou PrintJobs.

Le stockage de l'historique des travaux occupe beaucoup moins d'espace que le stockage des travaux ou des documents. C'est pourquoi les référentiels d'historiques de travaux peuvent être de taille beaucoup plus réduite que les référentiels destinés à stocker les fichiers ou à la fois les fichiers et l'historique des travaux.

Vous pouvez créer des notifications d'enregistrement d'historique selon la façon dont l'historique des travaux est utilisé dans votre entreprise. Par exemple :

• Un atelier d'impression aura peut-être besoin de renseigner précisément ses clients sur l'avancement de leur commande : par exemple, à quels moments leurs travaux sont réceptionnés, imprimés et prêts à être enlevés.
• Une entreprise peut avoir besoin de créer une piste d'audit pour tout traitement réalisé pour des clients particuliers dont les travaux comportent des contraintes de temps.

Flots de travaux

Vous pouvez enregistrer des fichiers, un historique de travaux ou les deux dans un référentiel, par ajout d'une étape basée sur le modèle StoreInRepository à un point quelconque du flot de travaux. Vous pouvez avoir plusieurs étapes StoreInRepository dans un même flot de travaux.

Si vous voulez enregistrer des travaux à différents points d'un même flot de travaux, créez un référentiel distinct pour chaque étape. Par exemple, vous pourriez stocker des travaux dans un référentiel avant de les traiter, de façon à conserver un enregistrement des fichiers que vous avez reçus de vos clients. Vous pourriez stocker des travaux dans un autre référentiel après les avoir imprimés, en y ajoutant des informations de production telles que les codes-barres pour le traitement du courrier. Les enregistrements d'historique stockés par chaque étape contiennent uniquement les changements d'état du travail enregistrés au moment où l'étape a été exécutée. Lorsque vous recherchez dans un référentiel un travail qui a été traité par plusieurs étapes StoreInRepository, plusieurs résultats sont renvoyés. Chaque résultat contient uniquement les informations d'historique connues au moment où l'étape a été exécutée.

Remarque: Parmi les étapes que vous pouvez ajouter à votre flux de travail, certaines fonctionnent uniquement au niveau du travail et ignorent les documents que contient ce travail. Certaines, telles que ReversePDFPageOrder, modifient l'ordre des pages du travail, sans tenir compte des propriétés de document associées à chaque page. Lorsque les pages sont réorganisées, les propriétés de document restent alors associées à l'emplacement de leurs pages d'origine, même si le contenu de la page est entièrement différent. De ce fait, si vous ouvrez un travail dans le visualiseur et que vous effectuez une recherche sur les propriétés de document, vous obtenez des résultats de recherche incorrects.

Par exemple, vous recevez de votre client un fichier de 50 000 pages. Le flot de travaux ajoute les codes-barres, trie le travail en fonction des codes postaux, puis inverse l'ordre des pages de façon à ce que la dernière page soit imprimée en premier.

Si vous stockez le travail dans un référentiel après les étapes IdentifyDocuments, IdentifyPDFDocuments, BuildAFPFromDocuments ou BuildPDFFromDocuments, et avant les étapes ReversePDFPageOrder ou ReverseOutputOrder, vous pouvez récupérer les documents voulus du travail en utilisant les propriétés du document comme critères de recherche. Si vous stockez le travail dans un référentiel après les étapes ReversePDFPageOrder ou ReverseOutputOrder, une recherche de document dans un travail produira des résultats non fiables.

Après avoir ajouté une étape StoreInRepository à un flot de travaux, vous pouvez régler la durée de conservation dans l'étape RetainCompletedJobs. Par exemple, supposons que vous ayez défini une durée de conservation longue dans l'étape RetainCompletedJobs, pour le cas où vous auriez besoin de réimprimer un travail ou un document. Vous pourrez alors réduire la durée de conservation, car il vous sera désormais possible de réimprimer à partir du référentiel.

Durées de conservation

Si vous avez besoin de conserver différents travaux ou l'historique des travaux pendant des durées différentes, créez un référentiel distinct pour chaque durée de conservation.

Lors de la configuration initiale du référentiel, vous pouvez par exemple définir une durée de conservation courte de façon à tester les informations spécifiées dans l'étape StoreInRepository. Définissez une durée de conservation de un ou deux jours et soumettez un exemple de travail à l'ensemble du flot de travaux. Vous pourrez ensuite vérifier le référentiel pour être sûr que vous avez stocké le bon fichier, avec ses propriétés et ses informations d'historique. Vérifiez également que les notifications d'enregistrement d'historique que vous avez configurées capturent les informations attendues.

Vous ne pouvez pas supprimer des travaux ou documents à partir d'un référentiel ou modifier les propriétés enregistrées avec ces derniers ; vous devez donc vous assurer que toutes les informations que vous comptez récupérer sont disponibles. Une fois que vous avez terminé vos tests, vous pouvez utiliser l'action Modifier la durée de conservation sur les pages Référentiels pour définir la valeur à employer dans votre travail de production.

Accès

Si vous souhaitez contrôler l'accès à un référentiel, vous pouvez définir une valeur pour la propriété Emplacement du référentiel. Seuls les utilisateurs ayant accès à l'emplacement défini pour ce référentiel seront en mesure de trouver les documents et travaux qui y sont stockés. Dans le cas où différents groupes d'utilisateurs ont accès à différents travaux et documents stockés, créez un référentiel distinct pour chaque groupe.

Système de stockage

Si vous souhaitez stocker des fichiers dans des dossiers, à différents emplacements de votre système informatique, créez un référentiel distinct pour chaque dossier. Vous pouvez créer un référentiel sur le système local ou sur un lecteur monté, à n'importe quel emplacement de votre réseau.

Propriétés de recherche

Vous pouvez rechercher et récupérer des travaux, des documents et leurs informations d'historique dans un référentiel sur la base des propriétés de travail ou de document stockées dans l'archive.

Pour chaque étape StoreInRepository de chacun des flots de travaux, identifiez les propriétés sur lesquelles vous devez baser la recherche de travaux, documents ou historique de travaux stockés. Par exemple, vous pouvez effectuez une recherche sur les propriétés Nom du travail et Nom du client. Vous pouvez rechercher un document d'après la propriété Numéro de membre.

Remarque: La fonction Archive offre un grand nombre de propriétés de document et de travail, que vous pouvez utiliser pour rechercher des travaux et des documents dans un référentiel. Examinez les valeurs Propriétés de travail à stocker et Propriétés de document à stocker du modèle d'étape StoreInRepository. Si vous avez besoin de propriétés de document personnalisées, vous pouvez les créer lorsque vous améliorez les fichiers PDF ou AFP à utiliser avec Archive.

Dans une étape basée sur le modèle StoreInRepository, indiquez le référentiel dans lequel stocker le travail, ainsi que les propriétés de document et de travail utilisées pour la recherche des travaux et documents dans le référentiel. Vous pouvez spécifier le même référentiel pour plusieurs étapes StoreInRepository. Vous avez également la possibilité d'indiquer différentes propriétés de recherche pour chaque étape.

Si vous comptez utiliser différentes propriétés de recherche pour différents travaux, prévoyez de créer un référentiel distinct pour chacun des ensembles de travaux utilisant des propriétés de recherche différentes.

Nous vous recommandons les bonnes pratiques suivantes :

• Indiquez les mêmes propriétés de recherche pour toutes les étapes qui stockent les travaux dans le même référentiel.
• Stockez les travaux utilisant différentes propriétés de recherche dans des référentiels différents.
• Choisissez soigneusement les propriétés, car une fois le travail ou le document stocké dans le référentiel, vous ne pouvez pas modifier ses propriétés ni le retirer du référentiel.

Lorsque les propriétés de recherche dans un référentiel sont cohérentes, RICOH ProcessDirector affiche plus rapidement les résultats de recherche et les données sont plus faciles à trouver pour les utilisateurs.

Par exemple, un référentiel A dispose de 15 propriétés de recherche. Les propriétés sont les mêmes pour toutes les étapes qui stockent les travaux dans ce référentiel. Le référentiel B dispose de 10 propriétés de recherche. Certains des travaux stockés dans le référentiel B utilisent cinq des dix propriétés. D'autres utilisent seulement trois des dix propriétés. RICOH ProcessDirector affiche plus rapidement les résultats de recherche pour le référentiel A. Du fait que les propriétés utilisées pour rechercher certains travaux sont différentes de celles qui sont utilisées pour rechercher d'autres travaux, les utilisateurs effectuant des recherches dans le Référentiel B peuvent être un peu désorientés quant au choix des propriétés à définir. Si un travail ou un document n'a pas de valeur pour la propriété recherchée par l'utilisateur, ce travail ou document n'est pas renvoyé dans les résultats de la recherche.

Rapidité de recherche

La configuration d'un référentiel peut affecter la vitesse de recherche dans ce référentiel. Ne perdez pas de vue les points suivants :

• Les recherches sont plus rapides si un référentiel comprend uniquement des travaux ayant été enregistrés avec les mêmes propriétés de recherche que s'il comprend des travaux enregistrés avec une combinaison de propriétés de recherche différentes.
• Lorsqu'un référentiel comprend uniquement des travaux enregistrés avec les mêmes propriétés de recherche, les recherches sont d'autant plus rapides que les propriétés de recherche enregistrées sont moins nombreuses.
• Il est plus rapide d'effectuer des recherches dans des référentiels plus petits que dans des référentiels volumineux.
• En revanche, le fait de stocker des fichiers de données dans le même référentiel que les propriétés et les informations d'historique n'affecte pas la rapidité de recherche.

Conservation des valeurs des propriétés de travail

Vous pouvez stocker les valeurs d'un jeu de propriétés de travail lorsqu'un travail est traité pour les conserver afin qu'elles soient utilisées lorsque le travail (ou un document du travail) est extrait d'un référentiel, puis soumis comme un nouveau travail. Par exemple, si un travail est doté de propriétés de travail personnalisées dont les valeurs indiquent des conditions de traitement spéciales, vous pouvez stocker ces valeurs dans un fichier de propriétés de substitution que vous soumettez avec le travail ou le document lors de son extraction du référentiel.