Configuration permettant d'utiliser des documents dans des travaux PDF

Pour utiliser des documents dans les travaux AFP, vous définissez comment identifier les documents, mappez les données dans les documents aux propriétés de document RICOH ProcessDirector et ajoutez des marques aux documents. Enfin, vous devez enregistrer les informations de configuration dans un fichier Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat de contrôle .

Vous mappez les données figurant dans les documents aux propriétés de document RICOH ProcessDirector ou aux propriétés de document personnalisées que vous définissez. Définissez les propriétés de document personnalisées et chargez-les dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat avant de mapper les données.

    Remarque:
  • Cette procédure fournit les instructions de configuration générales. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez les rubriques associées.

Pour définir une configuration permettant d'utiliser des documents dans des travaux PDF :
  1. Ouvrez un fichier PDF dans Adobe Acrobat Professional, puis cliquez sur Ricoh ⇒ Sélectionner pour que Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat devienne l'outil actif.
  2. Définissez des groupes de pages, qui identifient le début de chaque document d'un travail.
    1. Tracez un cadre autour du texte que vous souhaitez utiliser pour définir des groupes de pages basés sur un texte ou tracez un cadre à un endroit quelconque pour définir des groupes de pages qui ne sont pas basés sur un texte.
    2. Sélectionnez Définir un groupe de pages dans le menu déroulant.
    3. Sélectionnez une option dans la liste déroulante Groupe de pages.
    4. Cliquez sur OK.
    5. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher le navigateur de groupes de pages et vérifiez que les documents du fichier PDF ont été définis correctement.
  3. Mappez des données figurant dans les documents aux propriétés de document :
    1. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur le coin supérieur gauche des données à capturer. Faites glisser la souris pour tracer un cadre autour des données.
      Veillez à ce que le cadre soit suffisamment long pour capturer l'occurrence contenant le plus grand nombre de données présente dans vos fichiers PDF. Certains caractères d'un fichier PDF occupent un tampon d'espace plus large que d'autres.
    2. Sélectionnez Définir une propriété de document dans le menu en incrustation.
      Les données capturées apparaissent dans la zone Texte sélectionné de la boîte de dialogue.
    3. Sélectionnez une propriété de document RICOH ProcessDirector dans la liste Propriété.
    4. Utilisez la section Conditions de positionnement pour spécifier les pages sur lesquelles les données de propriété de document seront extraites.
      Par exemple, pour extraire les données de propriété de documents à partir de la première page de chaque document, sélectionnez Pages basées sur une règle, puis sélectionnez Premier recto uniquement.
    5. Cliquez sur OK pour créer la propriété de document.
    6. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher les valeurs de propriétés de document puis parcourez plusieurs groupes de pages dans votre fichier PDF afin de vérifier que Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat a bien extrait les valeurs de propriétés de document appropriées pour chaque groupe de pages.
    7. Pour mapper des données figurant dans les documents à une autre propriété de document, répétez les étapes précédentes.
  4. Ajoutez une marque telle que des codes-barres, des marques OMR, des images, des zones masquées et du texte :
    1. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur le coin supérieur gauche de la nouvelle marque. Faites glisser la souris pour tracer un cadre.
      Pour les zones masquées, le cadre spécifie la zone. Pour les codes-barres, les marques OMR, les images et les textes, le cadre spécifie le coin supérieur gauche. Le cadre ne spécifie pas la zone contenant le code-barres, la marque OMR, l'image ou le texte.
    2. Sélectionnez une option telle que Ajouter un code-barres dans le menu déroulant.
    3. Fournissez les informations demandées.
    4. Cliquez sur OK pour créer la marque.
  5. Enregistrez votre définition de groupe de pages, vos propriétés de document et votre marque dans un fichier de contrôle :
    1. Cliquez sur Ricoh ⇒ Sauvegarder le fichier de contrôle.
    2. Donnez un nom au fichier de contrôle ou acceptez la valeur par défaut.
    3. Cliquez sur Enregistrer.
      Un message de confirmation s'affiche.
    4. Cliquez sur OK.
  6. Envoyez, ou copiez le fichier de contrôle RICOH ProcessDirector, vers un répertoire figurant sur l'ordinateur principal auquel l'utilisateur système a accès.
Quand vous créez des flots de travaux qui traitent des travaux PDF contenant des documents, indiquez le nom et l'emplacement du fichier de contrôle dans chaque étape basée sur le modèle d'étape IdentifyPDFDocuments ou BuildPDFFromDocuments.
    Remarque:
  • Si vous obtenez des résultats inattendus lorsque vous traitez un fichier PDF 2.0 avec une étape basée sur l ' étape IdentifyPDFDocuments, effectuez l'une de ces :
    • Utilisez la version de Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat fournie avec la version 3.6 ou ultérieure de RICOH ProcessDirector pour mettre à jour le fichier de contrôle. N'oubliez pas de copier le fichier de contrôle à l'emplacement correct pour que RICOH ProcessDirector l'utilise.
    • Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape WaitForRelatedJobs au flot de travaux avant l'étape RetainCompletedJobs.

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