Scénario de stockage des travaux pendant une durée allant jusqu'à un an
Actuellement, l'atelier d'impression exécute 200 travaux par jour et utilise dans son flot de travaux une étape RetainCompletedJobs qui permet de conserver ces derniers pendant un mois. Les travaux sont difficiles à trouver car la table des travaux en compte 6 000. Un travail sur 100 est réimprimé avec des mises à jour. Avec la fonction Archive, l'atelier d'impression peut stocker des travaux dans un référentiel pendant un an et les conserver dans la table des travaux pendant deux jours seulement. Actuellement, la table des travaux contient seulement 400 travaux. L'atelier d'impression peut retrouver les travaux stockés plus rapidement en effectuant une recherche dans le référentiel qu'en examinant les propriétés de 6 000 travaux.
Un administrateur de l'atelier d'impression crée un référentiel doté d'une durée de conservation d'un an. L'administrateur ajoute une étape basée sur le modèle StoreInRepository après l'étape PrintJobs dans le flot de travaux d'impression du PDF, mais avant l'étape RetainCompletedJobs. L'administrateur spécifie six propriétés de travail dans l'étape StoreInRepository : Affecté à l'imprimante (date et heure auxquelles l'imprimante a reçu le travail), Nom du client, Personnalisé 2 (qui stocke la date du cycle), Nom du fichier d'entrée, Emplacement demandé et Flot de travaux. Le personnel de l'atelier d'impression peut rechercher et récupérer des travaux sur la base des six propriétés de travail.
Le service de prépresse utilise Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour identifier individuellement les documents dans un fichier PDF. Le personnel de prépresse soumet ensuite le travail au flot de travaux des PDF.
Lorsque le travail a terminé l'étape StoreInRepository, il est stocké dans le référentiel, ainsi que ses six propriétés de travail. Deux jours après l'impression du travail, ce dernier termine l'étape RetainCompletedJobs et est supprimé de la table des travaux.
En juin 2014, plusieurs mois après l'exécution d'un travail de cartes postales pour une société immobilière, l'atelier d'impression reçoit une demande de réimpression des cartes postales avec un nouveau nom de contact. Le superviseur de l'atelier d'impression recherche dans le référentiel la valeur Metro Real Estate comme Nom de client et une valeur supérieure à 1/1/14 12:00:00 pour la propriété Affecté à l'imprimante. Le tableau des résultats de la recherche répertorie les travaux qui correspondent au nom de client Metro Real Estate. Les 12 travaux imprimés pour le client en 2014 sont affichés. Pour trouver le travail qui doit être réimprimé avec un nouveau nom de contact, le superviseur examine les dates indiquées dans la colonne Affecté à l'imprimante, dans la table des résultats.
Le superviseur visualise le travail pour vérifier qu'il s'agit du travail demandé, puis le soumet à un flot de travaux court qui envoie le fichier PDF en pièce jointe au service prépresse. Le personnel de prépresse utilise Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour mettre à jour le nom du contact sur tous les documents du fichier PDF. Le fichier PDF mis à jour est ensuite soumis à un flot de travaux PDF pour réimpression.