Scénario d'utilisation : Vérification des documents après mise sous pli
Ce scénario décrit les étapes requises pour configurer un appareil photo ou un lecteur
de codes-barres afin de lire des codes-barres par la fenêtre de chaque enveloppe d'un
travail quand les enveloppes quittent la mise sous pli. Certaines de ces étapes peuvent
être effectuées en même temps.
- Préparez le matériel (appareil photo ou lecteur de codes-barres).
- Achetez l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres et installez-le sur le module
de mise sous pli.
- Remarque:
- Suivez les instructions fournies par le fabricant lorsque vous installez l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres. Testez les conditions de lumière pour vous assurer que l'appareil photo peut lire les codes-barres clairement. Si la lumière se reflète sur la fenêtre en plastique, le système risque de ne pas pouvoir lire les codes-barres. De plus, mesurez l'emplacement de l'appareil photo ou du lecteur de codes-barres pour vous assurer qu'il est aligné avec le placement des codes-barres sur tous les types de documents qu'il scanne.
- Connectez l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres au réseau. Notez l'adresse IP et le numéro de port utilisés par l'appareil photo.
- Achetez l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres et installez-le sur le module
de mise sous pli.
- Comprenez et créez votre format de code-barres.
- Déterminez quel type de code-barres vous souhaitez utiliser et comment vous souhaitez
formater les données dans les codes-barres ajoutés à vos documents. Le format de code-barres
doit contenir la propriété de travail Numéro de travail et la propriété de document Séquence dans le travail enfant. Déterminez le nombre de caractères que vous souhaitez allouer à chacune de ces propriétés,
et si vous voulez inclure d'autres informations dans le code-barres.
- Remarque:
- Bien que le numéro de travail ait été initialement fixé à huit caractères, vous devez inclure au moins deux caractères (.n) supplémentaires dans le format de code-barres. Les numéros des travaux enfants créés pour les réimpressions ont au moins 10 caractères. Assurez-vous que la symbologie de code-barres que vous utilisez prend en charge les points, car ils sont présents dans le numéro de travail de chaque travail enfant créé pour les réimpressions.
- Connectez-vous à RICOH ProcessDirector en tant qu'administrateur et créez l'objet Format de code-barres. Si vous installez un seul appareil photo et lisez tous les codes-barres au même emplacement sur une enveloppe, un format de code-barres devrait vous suffire pour le système. Si d'autres données peuvent être incluses dans le code-barres pour d'autres raisons et que les données ne peuvent pas facilement être normalisées au sein de toutes les applications, vous devrez peut-être créer plus d'un format de code-barres. Cependant, les propriétés Numéro de travail et Séquence dans le travail enfant doivent avoir les mêmes positions dans le code-barres pour tous les formats de code-barres utilisés pour le même lecteur de codes-barres.
- Déterminez quel type de code-barres vous souhaitez utiliser et comment vous souhaitez
formater les données dans les codes-barres ajoutés à vos documents. Le format de code-barres
doit contenir la propriété de travail Numéro de travail et la propriété de document Séquence dans le travail enfant. Déterminez le nombre de caractères que vous souhaitez allouer à chacune de ces propriétés,
et si vous voulez inclure d'autres informations dans le code-barres.
- Si le fichier d'impression est au format PDF, ajoutez des codes-barres aux données
d'impression.
- Suivez les instructions fournies dans RICOH ProcessDirector: Installation des fonctions de traitement de documents pour installer le plug-in sur votre système Adobe Acrobat Professional.
- Ouvrez le fichier dans Adobe Acrobat Professional et activez le plug-in Ricoh.
- Définissez comment les limites de document dans le fichier d'impression peuvent être déterminées. Ces limites sont des déclencheurs que RICOH ProcessDirector peut utiliser pour savoir où un document finit et où un autre commence.
- Après avoir défini les limites de document, définissez la zone où placer le code-barres et ses contenus. Assurez-vous que le placement correspond à ce que l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres s'attend à voir. Vous pouvez simplement placer le code-barres sur la première page de chaque document puisque l'appareil photo (dans cet exemple) lit à travers l'enveloppe.
- Pour le premier type de contenu, sélectionnez Propriété de travail ainsi qu'une valeur de contenu du Job.ID. Cliquez sur Modifier et sélectionnez Remplir avec le caractère comme modificateur. Tapez 0 pour Caractère à utiliser pour le remplissage, et spécifiez au moins trois chiffres, pour permettre le traitement des travaux d'impression.
- Revenez à la boîte de dialogue Ajouter un code-barres et sélectionnez Propriété de document pour le Type de contenu suivant avec une valeur de contenu de Doc.SequenceInChild. Répétez les étapes ci-dessus pour remplir la valeur de zéros sur un nombre de chiffres au moins égal au nombre de documents que vous comptez avoir dans ce travail. Par exemple : Si vous comptez avoir 9 999 documents dans ce travail, saisissez 4 dans le champ Longueur de texte rempli minimum. Si vous comptez avoir 100 000 documents dans ce travail, saisissez 6 dans le champ Longueur de texte rempli minimum.
- Enregistrez le fichier de contrôle créé par le plug-in. Envoyez le fichier au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
- Si le fichier d'impression est au format AFP, ajoutez des codes-barres aux données
d'impression.
- Important:
- Pour les travaux AFP, vous devez avoir des groupes de pages déjà définis pour ajouter des codes-barres. Si vos fichiers AFP ne contiennent pas de groupes de pages, vous pouvez utiliser le mode AFP Indexer dans RICOH Visual Workbench pour ajouter des groupes de pages.
Si vous voulez utiliser la propriété Destinataire de la vérification pour identifier vos documents, vous devez déjà avoir un repère d'indexation dans le fichier AFP, que vous pouvez mapper à la propriété de document Destinataire de la vérification ajoutée par la fonction Vérification automatique. Le fichier échantillon fourni a déjà cette propriété définie. Pour associer votre propre repère d'indexation à la propriété :
- Ouvrez le fichier AFP dans AFP Visual Workbench. Sélectionnez le plug-in DPD.
- Double-cliquez sur le nom de propriété du destinataire de vérification en bas de la fenêtre et fournissez les informations demandées dans la boîte de dialogue Définir les options d'association.
- Enregistrez le fichier de contrôle créé par AFP Visual Workbench. Envoyez le fichier au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.
- Pour créer le code-barres, sélectionnez le mode Enhance AFP et exportez un fichier
de contrôle EnhanceAFP, qui est utilisé par l'étape BuildAFPFromDocuments. Un fichier de contrôle échantillon nommé VerifyAFPbarcode.cfg est inclus dans le répertoire
/aiw/aiw1/testfiles(Linux) ouC:\aiw\aiw1\testfiles(Windows). Utilisez les commentaires dans le fichier pour spécifier le nombre de caractères de chaque propriété afin de correspondre à votre format de code-barres. Assurez-vous que l'emplacement du code-barres correspond à celui où est dirigé l'appareil photo ou le lecteur de codes-barres.
- Créez un objet Lecteur de codes-barres.Connectez-vous à RICOH ProcessDirector en tant qu'administrateur et créez l'objet Lecteur de codes-barres pour établir la correspondance avec l'appareil photo ou le scanner de codes-barres. Utilisez l'adresse IP, le port et le format de code-barres que vous avez déjà créé.
- Le flot de travaux VerifySample fourni avec RICOH ProcessDirector traite les fichiers PDF et AFP via le flot de travaux Vérification automatique. En commençant avec une copie du flot de travaux VerifySample, modifiez-la pour traiter vos propres fichiers d'impression :
- Si votre fichier d'impression est un PDF, à l'étape IdentifyPDFDocuments et BuildPDFFromDocuments, spécifiez le fichier de contrôle que vous avez construit en utilisant le plug-in Acrobat.
- Si votre fichier d'impression est un AFP, à l'étape IdentifyDocuments, spécifiez le fichier de contrôle que vous avez construit en utilisant AFP Visual Workbench. À l'étape BuildAFPFromDocuments, spécifiez le fichier de contrôle Enhance AFP que vous avez précédemment créé.
- À l'étape ReadBarcodeData, spécifiez le lecteur de codes-barres que vous avez défini précédemment.
- Spécifiez quelle propriété de document cette étape ReadBarcodeData doit mettre à jour quand le lecteur de codes-barres reçoit des informations sur les codes-barres sur les documents.
- Décidez comment vous voulez gérer l'exécution de cette étape et la durée que vous souhaitez attendre pour être sûr que tous les codes-barres ont été lus.
- Créez une unité d'entrée pour pointer vers le flot de travaux que vous avez créé.
- Pour tester le système, soumettez un travail.
- Activez le flot de travaux, connectez le lecteur de codes-barres et assurez-vous que l'unité d'entrée est connectée et activée.
- Soumettez le fichier à l'unité d'entrée.
- Quand un travail atteint l'étape ReadBarcodeData, son état passe à Lecture des codes-barres. L'appareil photo sur le module de mise sous pli lit les codes-barres à travers des
fenêtres des enveloppes contenant les documents pour le travail.
L'opérateur peut sélectionner l'action Terminer l'étape Code-barres sur la table Travaux pour voir le pourcentage de documents lus. La boîte de dialogue ne se met pas à jour automatiquement, mais l'opérateur peut la fermer et la rouvrir - pendant un travail de longue haleine, par exemple - pour vérifier la progression.
- Si l'étape ReadBarcodeData est configurée pour terminer automatiquement l'étape où 100 pour cent des documents
ont été lus ou après une période d'inactivité, le travail passe à l'étape suivante
dans le flot de travaux sans l'intervention de l'opérateur.
Si le travail ne passe pas à l'étape suivante, l'opérateur doit sélectionner l'action Terminer l'étape Code-barres pour le travail. Cette boîte de dialogue indique le pourcentage de documents lus par le lecteur et le nombre de documents non lus. L'opérateur peut choisir de terminer l'étape même avec les documents manquants pour que le travail puisse passer à l'étape suivante, souvent Synchroniser.
- Si l'étape Synchroniser est configurée pour marquer automatiquement tous les documents manquants à réimprimer
et soumettre le travail enfant à une imprimante, un travail enfant contenant les réimpressions
est créé automatiquement. Le travail d'origine passe à l'étape suivante dans son flot
de travaux si aucun scan dupliqué n'est détecté. Si des documents ont été détectés
plus d'une fois, le travail passe à l'état Attente de synchronisation, même si la synchronisation automatique est activée.
Si la synchronisation automatique est désactivée, l'opérateur doit sélectionner l'action Synchroniser sur le travail quand il est dans l'état Attente de synchronisation. Dans la boîte de dialogue Synchroniser, l'opérateur peut voir une liste de documents où la valeur de la propriété Statut de document que l'étape met à jour est définie sur Attention ou Doublon. L'opérateur peut choisir de réimprimer, extraire ou accepter ( Marquer OK) un ou plusieurs documents dans l'état Attention ou Doublon.
Quand tous les documents dans le travail ont un état autre qu'Attention ou Doublon, l'étape Synchroniser est terminée et le travail passe à l'étape suivante.