Attribution d'estimations de durée aux étapes d'un flot de travaux

Vous pouvez définir des estimations de durée pour chaque étape d'un flot de travaux et utiliser ces valeurs pour suivre la progression des travaux dans le flot de travaux. À l'aide de ces estimations de durée, le système fournit une heure de fin prévue. Le système fournit également la trajectoire prévue du travail.
Avant d'effectuer cette procédure :
  • Déterminez quelles étapes nécessitent une estimation de durée. Il est conseillé d'indiquer des estimations de durée pour toutes les étapes du flot de travaux, jusqu'à la dernière étape dont vous voulez suivre la progression. Vous pouvez définir une estimation de durée d'une seconde pour les étapes telles que DetectInputDataStream, qui s'exécutent en peu de temps. Il est conseillé de toujours indiquer une estimation de durée pour les étapes telles que RunExternalProgram et PrintJobs, dont le traitement est long. Généralement, les étapes de traitement des documents PDF, telles que ReversePDFPageOrder et PreparePDFOutputForFinishing, requièrent beaucoup de temps. Il est également conseillé de définir des estimations de durée pour les étapes manuelles.
      Remarque:
    • Pour suivre la progression d'un travail en fonction d'un calendrier et d'une échéance, il est conseillé d'attribuer une estimation de durée à l'étape que vous sélectionnez en tant qu'étape Échéance. L'estimation de la durée aide RICOH ProcessDirector à suivre le Résultat prévu des travaux du flot de travaux.
  • Veuillez à déterminer le temps total requis par étape. Par exemple, vous disposez d'une imprimante capable de traiter 100 pages par minute. Vous pouvez estimer la durée de l'étape PrintJobs de cette imprimante en pages par minute. En prenant en compte le temps nécessaire au changement du papier et du toner, la vitesse d'impression réelle de votre environnement est plutôt de 50 pages par minute. Définissez alors l'estimation de la durée en fonction de la vitesse d'impression réelle : 50 pages par minute.
  • Pour déterminer la durée de traitement d'une étape, vous pouvez regarder les heures de début et de fin de l'étape dans le journal de travail. Filtrez les informations sur les changements d'état pour consulter la durée de traitement de chaque travail.
  • La dernière étape du flot de travaux comportant une contrainte de temps doit être la dernière étape à comporter une estimation de durée. Si cette étape est PrintJobs, faites-en la dernière étape à comporter une estimation de durée. Ne définissez pas d'estimation de durée pour les étapes de type RetainCompletedJobs.
Pour attribuer une estimation de durée aux étapes d'un flot de travaux :
  1. Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
  2. Cliquez sur le nom du flot de travaux à modifier.
  3. En option: Désactivez le flot de travaux en cliquant sur le commutateur à gauche du nom du flot de travaux.
    Si vous ne désactivez pas le flot de travaux pendant que vous le modifiez, les travaux qui l'utilisent continuent à suivre les étapes de la procédure. Lorsque vous enregistrez, le flot de travaux est momentanément désactivé, puis il est activé à nouveau. Les travaux qui sont en cours de traitement dans le flot de travaux pourraient passer à l'état d'erreur.
  4. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans l'éditeur de flot de données et sélectionnez Estimations de durée.
  5. Sélectionnez une ou plusieurs étapes auxquelles vous souhaitez attribuer une estimation de durée. Pour ce faire, procédez come suit :
    1. Pour les propriétés Volume et Unité de volume, indiquez le nombre de travaux ou de pages utilisé pour calculer l'estimation de durée.
      Si l'estimation de durée concerne un travail, saisissez 1 et sélectionnez Travail/Travaux. Si l'estimation de durée concerne 100 pages, saisissez 100, puis sélectionnez Page(s).
    2. Indiquez une estimation de durée pour les propriétés Heure et Unité de temps.
      Si l'estimation de durée est de cinq minutes, saisissez 5, puis sélectionnez minutes. Si l'estimation de durée est de deux heures, saisissez 2, puis sélectionnez heures.
    3. Définissez la valeur de la propriété Inclure sur Oui.
      Si vous ne souhaitez pas inclure l'estimation de durée de l'étape dans le calcul de l'estimation de durée du travail, définissez la propriété sur Non.
    4. Si vous avez mis à jour les valeurs des propriétés pour plusieurs étapes à l'aide de Modifier plusieurs, cliquez sur Appliquer à la sélection pour appliquer les modifications.
    5. Répétez ces étapes pour chacune des étapes auxquelles vous souhaitez attribuer une estimation de durée.
      Si plusieurs étapes identiques et gourmandes en temps se trouvent dans un flot de travaux, et que vous souhaitez que leur estimation de durée soit identique, triez la table sur la colonne Modèle d'étape afin de regrouper ces étapes. Sélectionnez les étapes et utilisez la zone Modifier plusieurs pour définir les propriétés de toutes les étapes en même temps.
    6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
  6. Enregistrez le flot de travaux.
Après avoir estimé la durée des étapes, vous pouvez configurer une ou plusieurs notifications d'e-mail afin de surveiller les propriétés Statut du suivi ou Résultat prévu d'un travail En retard ou Risque de dépassement et d'envoyer un e-mail à un ou plusieurs utilisateurs de manière à leur signaler qu'un travail risque de ne pas être effectué dans les temps.

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