Programme de suivi des échéances

Avec cette fonction, vous pouvez suivre la progression d'un travail en fonction d'une échéance, en fonction d'un calendrier et d'une échéance, ou encore d'un point de contrôle. Vous pouvez suivre des travaux en fonction de la réalisation d'une phase du flot de travaux ou encore d'une étape figurant dans une phase. Vous pouvez également être alerté dès qu'un travail n'arrive pas dans le système RICOH ProcessDirector comme prévu.

La fonction Programme de suivi des échéances ajoute un portlet Échéances à la page principale. Le portlet contient des points indiquant le nombre de travaux qui sont en retard ou risquent de dépasser une échéance ou un point de contrôle.

Lorsque vous survolez un point, une légende vous indique les statuts représentés par le point. Cliquez sur Afficher tous les travaux à cet état pour ouvrir un tableau de tous les travaux qui ont cet état.

Si aucun travail n'est en retard, le portlet Échéances affiche une coche verte.

La fonction ajoute la colonne Risque lié à la planification à droite de la colonne de cases à cocher dans le tableau Travaux. L'en-tête de la colonne est vide. Vous pouvez voir apparaître le nom de la colonne en passant la souris sur l'en-tête. Lorsqu'un travail est en retard ou risque de ne pas respecter l'échéance, un point de couleur apparaît dans la colonne Risque lié à la planification. Pour trier les travaux par risque de planification, avec les travaux dotés du risque le plus élevé en haut de la colonne, vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne.

Objets système

Cette fonction ajoute ces objets système :

Stratégies de service

Les stratégies de service définissent des points de contrôle de travail au terme de chaque phase de traitement. Par exemple, une stratégie de service définit des points de contrôle pour les travaux devant être imprimés 4 heures après leur arrivée sur le système. L'administrateur crée une stratégie de service pour chaque engagement de performances et associe chaque stratégie de service aux flots de travaux appropriés.

Périodes hors service

Les périodes hors service définissent les jours où aucun service n'est fourni (par exemple, les congés et les fins de semaine). L'administrateur crée des périodes hors service et indique dans chaque stratégie de service si les périodes hors service s'appliquent à la stratégie.

Travail attendu

Les objets Travail attendu définissent des travaux d'impression que vous devez recevoir à des intervalles de temps définis.

Modèle d'étape

Cette fonction ajoute le modèle d'étape SetDeadline à la liste des modèles d'étape fournis. Lorsque vous ajoutez un modèle d'étape à un flot de travaux, vous indiquez une étape d'échéance ainsi qu'une heure et une date d'échéance. Chaque étape du flot de travaux doit terminer l'étape à la date et l'heure indiquées pour respecter son échéance. Si un travail ne respecte pas l'échéance établie, un point rouge apparaît dans le portlet Échéances et dans la colonne Risque lié à la planification du travail concerné dans le tableau Travaux.

Suivre la progression en fonction d'une échéance

Vous pouvez attribuer des échéances à des travaux afin de savoir si un travail respecte ou non l'échéance établie.

Lorsque vous indiquez l'échéance d'achèvement d'une étape du flot de travaux, l'onglet Échéance du bloc-notes Propriétés du travail indique les valeurs des propriétés Échéance, Étape Échéance et Résultat d'échéance. Vous pouvez ajouter ces propriétés comme colonnes dans la table Travaux, afin de permettre aux opérateurs de consulter ces informations d'échéance.

Vous pouvez configurer une notification par e-mail visant à surveiller lorsque la propriété Résultat de l'échéance d'un travail change en Manqué et envoyer un e-mail à un ou plusieurs utilisateurs afin de leur signaler qu'un travail a dépassé l'échéance prévue.

Suivre la progression en fonction d'un calendrier

Vous pouvez attribuer des estimations de durée aux différentes étapes d'un flot de travaux, afin de suivre la progression des travaux à mesure que le système les traite et de savoir quels travaux sont en retard.

Cette fonction ajoute l'action Estimations de durée au portlet Éditeur de flux de travail. Cette action vous permet de définir rapidement les estimations de durée des différentes étapes d'un flot de travaux.

Lorsque vous définissez les estimations de durée des étapes d'un flot de travaux, l'onglet Échéance du bloc-notes Propriétés du travail indique les valeurs des propriétés suivantes :

• Pourcentage d'achèvement : quel pourcentage de l'estimation de durée du travail a été atteint.
• Statut du suivi : indique si le travail est dans les temps ou en retard.
• Heure d'achèvement anticipée : date et heure calculées en ajoutant les estimations de durée de chaque étape de la trajectoire prévue du travail dans le flot de travaux.

Vous pouvez ajouter ces propriétés comme colonnes dans la table Travaux afin de permettre aux opérateurs de consulter les informations relatives au retard ou au déroulement des travaux dans les temps. Si un travail est en retard, un point jaune apparaît dans le portlet Échéances et dans la colonne Risque lié à la planification du travail concerné dans le tableau Travaux.

Lorsqu'un travail se trouve dans un flot de travaux conditionnel, RICOH ProcessDirector utilise uniquement les estimations de durée des étapes se trouvant dans la branche du flot de travaux que le travail est le plus susceptible d'emprunter.

Vous pouvez configurer une notification par e-mail pour surveiller si la propriété Statut du suivi d'un travail passe à En retard, et envoyer un e-mail à un ou plusieurs utilisateurs afin de leur signaler qu'un travail risque de ne pas être effectué dans les temps.

Suivre la progression en fonction d'un calendrier et d'une échéance

Vous pouvez attribuer des échéances et des estimations de durée, afin de suivre la progression des travaux à mesure que le système les traite et de savoir quels travaux sont en retard ou risquent de prendre du retard.

Lorsque vous attribuez une échéance d'achèvement et une estimation de durée aux étapes du flot de travaux, l'onglet Échéance du bloc-notes Propriétés du travail indique les valeurs des propriétés afin de suivre la progression des travaux en fonction de l'échéance et du calendrier établis. Le bloc-notes indique également la valeur d'une propriété supplémentaire : Résultat prévu. Les trois résultats prévus sont OK, Risque de dépassement et Détermination impossible.

RICOH ProcessDirector calcule le résultat prévu d'un travail à l'aide des estimations de durée, de la date et de l'heure actuelle, ainsi que de l'échéance du travail. Lorsqu'un résultat prévu est de type Risque de dépassement, un point orange apparaît dans le portlet Échéances et dans la colonne Risque lié à la planification du travail concerné dans le tableau Travaux. Une fois que l'étape d'échéance a été exécutée et que le résultat de l'échéance est défini, RICOH ProcessDirector ne modifie plus le résultat prévu.

Vous pouvez configurer une notification par e-mail pour surveiller si la propriété Résultat prévu d'un travail change en Risque de dépassement et envoyer un e-mail à un ou plusieurs utilisateurs afin de leur signaler qu'un travail risque de dépasser l'échéance.

Suivi avec les points de contrôle

Vous pouvez définir des points de contrôle de travaux pour suivre la progression des travaux au fur et au mesure qu'ils réalisent les phases d'un flot de travaux. Au lieu de définir des estimations de durées pour chacune des étapes, vous définissez une fenêtre de temps dans laquelle les phases doivent avoir lieu. Si la phase ne se termine pas dans le délai imparti, le travail est en retard. Un point jaune apparaît dans le portlet Échéances et dans la colonne Risque lié à la planification du travail concerné dans le tableau Travaux. Toutefois, si le travail passe à l'étape suivante plus rapidement que prévu et finit avant le point de contrôle suivant, l'état du point de contrôle du travail passe de En retard à OK. Le point jaune disparaît.

Surveillance des travaux attendus

Vous pouvez configurer RICOH ProcessDirector de sorte à être averti lorsque le nombre de travaux prévu n'arrivent pas dans une unité d'entrée à l'heure prévue Si certains des travaux prévus n'arrivent pas dans une unité d'entrée, une alerte () apparaît à droite de l'unité d'entrée. L'opérateur peut alors intervenir en effectuant le suivi des travaux manquants.