Repères d'indexation
Vous pouvez créer des repères d'indexation comme suit :
- Vous pouvez créer un repère d'indexation pour un bloc de texte se trouvant au même emplacement, sur la même page, dans chaque groupe de pages, sur une page supplémentaire ou sur une page donnée d'un groupe de pages. Par exemple, vous pouvez créer un repère d'indexation pour un bloc de texte contenant un nom de client ou un numéro de compte. Vous pouvez éditer la valeur de texte pour supprimer le texte indésirable tel que les blancs ou les caractères spéciaux.
- Vous pouvez créer une zone d'index se trouvant au même emplacement, sur la même page, dans chaque groupe de pages ou sur une page supplémentaire et créer des repères d'indexation dans cette zone. Dans une zone d'index, vous pouvez créer des repères d'indexation qui couvrent plusieurs blocs de texte sur la même ligne. Par exemple, si un bloc de texte sur une ligne contient la première moitié d'un numéro de compte et que le bloc de texte suivant sur la ligne contient la seconde moitié du numéro de compte, vous pouvez concaténer les valeurs des blocs de texte et créer un repère d'indexation qui s'étend sur les deux blocs de texte.
- Vous pouvez créer des repères d'indexation pour une zone d'adresse dans un groupe de pages ou une page supplémentaire. Une zone d'adresse est utile lorsque vous souhaitez indexer des adresses d'envoi pouvant contenir un nombre de lignes différent pour chaque groupe de pages. Par exemple, l'adresse d'un groupe de pages peut contenir quatre lignes, alors que l'adresse d'un autre groupe de pages peut contenir cinq lignes. Dans une zone d'adresse, vous pouvez exécuter des fonctions spécialisées qui s'appliquent aux adresses. Par exemple, vous pouvez créer un repère d'indexation pour un code postal au format du service postal des États-Unis (nnnnn ou nnnnn-nnnn) se trouvant sur la dernière ligne de la zone d'adresse (ou sur une ligne relative à la dernière ligne).
- Vous pouvez créer des repères d'indexation pour des enregistrements « No Operation » (NOP). Un enregistrement NOP permet à une application d'accéder à l'instruction suivante pour traiter les informations sans avoir à effectuer une autre opération. Les enregistrements NOP peuvent se trouver à un endroit quelconque dans un groupe de pages, autrement dit, sur une page du groupe ou en dehors des pages AFP logiques. Les enregistrements NOP dans le fichier AFP ne sont pas visualisables ou imprimables mais vous pouvez créer des repères d'indexation à partir des données qu'ils contiennent. Vous pouvez créer des repères d'indexation pour des enregistrements NOP se trouvant à la même position dans tous les groupes de pages, mais en dehors d'une page. Vous pouvez également en créer pour des enregistrements NOP spécifiques situés à un endroit quelconque dans les groupes de pages, c'est-à-dire sur une page ou en dehors.
Par exemple, une application de relevé bancaire produit un fichier contenant des centaines de relevés clients individuels. Chaque relevé a le même format général, bien que les relevés puissent varier en taille et en nombre de pages. Chaque relevé contient le numéro de page, un numéro de compte, une date et l'adresse du client. Une fois que vous avez utilisé le mode AFP Indexer pour créer des groupes de pages et définir des pages supplémentaires, créez un repère d'indexation pour le numéro de compte et un autre pour la date. Ainsi, lorsque vous consultez les fichiers AFP de production dans RICOH ProcessDirector, vous pouvez afficher un relevé spécifique en fonction du numéro de compte ou de la date. Vous pouvez créer des repères d'indexation supplémentaires pour des valeurs figurant dans l'adresse du client, comme le code postal. Cela vous permettra de trier les relevés (documents) en fonction du code postal avant de lancer l'impression. Si vous avez installé AFP Editor, vous pouvez créer des codes-barres contenant le code postal.
Si le fichier AFP est déjà indexé, vous pouvez ajouter de nouveaux repères d'indexation à utiliser avec les groupes de pages et les pages supplémentaires existants. Vous pouvez également mettre à jour un fichier de contrôle existant pour un fichier AFP et ajouter de nouveaux repères d'indexation aux repères existants.