Définition d'une propriété de document

Les fonctions RICOH ProcessDirector permettent de stocker des valeurs de propriétés de document dans la base de données RICOH ProcessDirector. Les fonctions utilisent les propriétés de document pour le traitement en aval ultérieur des fichiers PDF dans RICOH ProcessDirector.
    Remarque:
  • Lisez la section relative à la présentation des propriétés de document afin de vous familiariser avec le concept dans RICOH ProcessDirector et d'utiliser de façon optimale la fonction RICOH ProcessDirector.
Pour définir une propriété de document :
  1. Ouvrez un fichier PDF dans Adobe Acrobat Professional et chargez un fichier de contrôle qui contient une définition de groupe de pages ou définissez un groupe de pages.
  2. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur le coin supérieur gauche des données que vous souhaitez capturer. Faites glisser la souris pour tracer un cadre autour des données.
    Affichez ultérieurement les valeurs pour vérifier votre sélection.
      Remarque:
    • Les données à capturer peuvent être du texte ou des codes à barres DataMatrix codés en images.
    • Veillez à ce que le cadre soit suffisamment long pour capturer l'occurrence contenant le plus grand nombre de données présente dans vos fichiers PDF. Certains caractères d'un fichier PDF occupent un tampon d'espace plus large que d'autres. Par exemple, le bord gauche d'une grande majuscule peut nécessiter la sélection d'un dixième de pouce de tampon d'espace pour être totalement capturée.
  3. Sélectionnez Définir une propriété de document dans le menu en incrustation.
  4. Sélectionnez une propriété de document RICOH ProcessDirector dans la liste ou saisissez le nom de la propriété de document dans le champ. N'utilisez ni espaces, ni caractères spéciaux (tels que @, #, $, % ou - (tiret)). Cela pourrait entraîner l'échec de l'étape RICOH ProcessDirector IdentifyPDFDocuments. Vous pouvez, en revanche, utiliser des points et des traits de soulignement.
      Remarque:
    • Lorsque vous définissez des propriétés de document, vous pouvez définir une propriété de document plusieurs fois. Par exemple, le texte de votre fichier PDF peut varier et vous pouvez devoir extraire le code postal de deux emplacements différents. Vous pouvez définir la propriété de document de votre code postal deux fois à condition de définir des règles de positionnement conditionnelles différentes qui renvoient vers les pages depuis lesquelles est extraite la propriété. Si vous définissez la même propriété de document de deux manières différentes dans le document et que chacune de leurs conditions sont remplies, seule la valeur extraite en dernier est utilisée.
  5. Définissez le type de données dont vous voulez extraire les valeurs.
    • Si vous avez sélectionné une zone qui ne contient que du texte, sélectionnez Texte sous Sélectionner dans.
    • Si vous avez sélectionné une zone qui ne contient que des codes-barres, sélectionnez Image de code-barres sous Sélectionner dans.
    • Si vous avez sélectionné une zone contenant à la fois du texte et des codes-barres, sélectionnez Texte et Image de code-barres.

      Les données de texte sont placées avant les données de code-barres dans la chaîne extraite sans indication de l'endroit où les données de texte se terminent et où les données de code-barres commencent.

        Remarque:
      • Nous vous recommandons d'utiliser des codes-barres noirs. L'utilisation de codes-barres colorés peut avoir des résultats imprévisibles.

  6. Spécifiez la page de chaque document à partir de laquelle les données de propriété du document seront extraites. Procédez de l'une des manières suivantes :
    • Sélectionnez Pages basées sur une règle, puis choisissez une règle dans la liste déroulante. La règle par défaut est Premier recto uniquement. Vous pouvez également :
      • Cliquez sur l'icône d'ajout de contenu pour définir une nouvelle règle. Pour plus d'informations, voir Définition d'une règle.
      • Cliquez sur l'l'icône Gestionnaire de règles pour accéder au gestionnaire de règles.
        Important:
      • Les règles Dernier verso, Dernier recto et Dernière page ne fonctionnent pas avec l'extraction des données de propriété de document.
    • Sélectionnez Pages spécifiques et entrez la page dans chacun des documents de votre choix.

      Si vous spécifiez plusieurs pages, Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat extrait les données de propriété de document de la dernière page spécifiée dans chaque document. Exemples :

      • Vous spécifiez les pages 2–4. Si un document contient quatre pages ou plus, les données de propriété de document sont extraites de la page 4. Si un document contient trois pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 3. Si un document contient deux pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 2.
      • Vous spécifiez les pages 2,4. Si un document contient quatre pages ou plus, les données de propriété de document sont extraites de la page 4. Si un document contient deux ou trois pages, les données de propriété de document sont extraites de la page 2.
      • Vous spécifiez les pages 2–n. Étant donné que n représente la dernière page, les données de propriété de document sont extraites de la dernière page si le document contient deux pages ou plus.
          Important:
        • Si vous spécifiez uniquement la page n, Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat n'extrait aucune donnée de propriété de document de l'une des pages d'un document.

  7. En option: Sélectionnez l'icône d'édition (icône d'édition de ligne) pour afficher une fenêtre Modifier texte dans laquelle vous définissez une ou plusieurs règles d'extraction de modificateur afin d'extraire la propriété de document exacte voulue.
    1. Choisissez l'un des modificateurs suivants :

      Modificateurs de contenu

      ModifiéPar Action
      Supprimer le caractère Entrez un caractère ou un caractère blanc (utilisez la barre d'espacement pour saisir un caractère blanc) que vous souhaitez supprimer de la valeur. Le caractère est sensible à la casse. Sélectionnez ensuite l'un des boutons suivants :
      • Supprimer toutes les instances du caractère

        Le caractère indiqué est retiré de toutes les positions de la valeur.

        Par exemple, un numéro de compte est : 324-1443255-11. Vous pouvez entrer un caractère - pour supprimer tous les caractères - de la valeur, et obtenir 324144325511.

      • Supprimer les caractères de début

        Le caractère indiqué est retiré du début de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés du début de la valeur.

      • Supprimer les caractères de fin

        Le caractère indiqué est retiré de la fin de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés de la fin de la valeur.

      • Supprimer les caractères de début et de fin

        Le caractère indiqué est retiré du début et de la fin de la valeur. Par exemple, si vous entrez un espace, tous les espaces sont retirés du début et de la fin de la valeur.
      Sous-chaîne par position Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Démarrage à partir de. Sélectionnez un nombre pour Première position afin d'indiquer l'emplacement du premier caractère dans la valeur de texte. Sélectionnez un nombre pour Nombre à conserver afin d'indiquer le nombre de caractères conservés.
      Sous-chaîne par délimiteur Entrez un caractère ou un espace dans le champ Délimiteur afin d'indiquer l'endroit où la valeur de texte est divisée en segments de chaîne séparés. Le caractère et la chaîne de texte sont sensibles à la casse.

      Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Démarrage à partir de.

      Sélectionnez un nombre pour Première position afin de définir la position du délimiteur dans la chaîne de texte.

      Sélectionnez un nombre pour Nombre à conserver afin de définir le nombre de segments de chaîne de texte à conserver.

      Ces exemples montrent comment sélectionner des segments de chaîne de texte en spécifiant un délimiteur :

      • Pour le nombre de compte 324-1443255-11, vous pouvez utiliser le caractère - comme délimiteur pour séparer la valeur en trois chaînes de texte : 324, 1443255 et 11. Sélectionnez Début de la ligne. Pour sélectionner les deuxième et troisième chaînes de texte (1443255 et 11), sélectionnez 2 à la fois pour Première position et Nombre à conserver.

      • Pour l'adresse d'envoi Eldorado Springs CO 80025, vous pouvez utiliser un espace pour séparer la valeur en quatre chaînes de texte, comme suit : Eldorado, Springs, CO et 80025. Sélectionnez Fin de la ligne.

        • Pour sélectionner le code postal, sélectionnez 1 à la fois pour Première position et Nombre à conserver.

        • Pour sélectionner l'état, choisissez 2 pour Première position et 1 pour Nombre à conserver.

        • Pour sélectionner la ville, choisissez 3 pour Première position et 10 pour Nombre à conserver. En spécifiant 10 pour Nombre à conserver, vous pouvez sélectionner des noms de ville composés de dix mots maximum.
      Remplir avec le caractère Sélectionnez Début de la ligne ou Fin de la ligne dans la liste Emplacement de remplissage. Entrez un caractère ou un espace comme caractère de remplissage dans le champ Caractère à utiliser pour le remplissage.

      Entrez un nombre dans le champ Longueur de texte rempli minimum pour définir la longueur minimum de la chaîne de texte. Si le nombre de caractères de la chaîne de texte est inférieur à cette longueur minimum, des caractères de remplissage sont ajoutés pour compléter la chaîne.

      Lorsque vous utilisez un modificateur pour définir une règle d'extraction de texte, le champ Texte à modifier, situé en haut de la fenêtre Modifier texte, contient la ligne sélectionnée et toutes les éditions que vous lui apportez. Le champ Valeur modifiée, situé à droite du modificateur, affiche le texte après application de ce modificateur (soit depuis le modificateur ci-dessus soit depuis le champ Texte à modifier, si vous définissez le premier modificateur).

    2. Continuez à appliquer des modificateurs jusqu'à ce que vous extrayiez la valeur voulue de la ligne sélectionnée. Cliquez sur l'icône d'ajout pour ajouter un nouveau modificateur. Situé sous la liste de modificateurs, le champ Texte final affiche la valeur modifiée finale, après application de toutes les règles d'extraction du modificateur.
      Situé au bas de la fenêtre, le champ Texte initial du modificateur affiche la valeur pour le modificateur sélectionné, avant son application. Le champ Texte modifié affiche la valeur après application du modificateur.
    3. Utilisez les icônes de gestion des modificateurs placées en haut de la fenêtre pour supprimer et réorganiser les règles d'extraction de modificateur. Utilisez l'icône de la corbeille pour supprimer les règles d'extraction de modificateur sélectionnées. Utilisez les icônes avec flèches orientées vers le haut et le bas pour réorganiser les règles. Les règles sont appliquées à la ligne du haut vers le bas.
    4. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer la règle d'extraction de ligne.
  8. Cliquez sur OK pour créer la propriété de document.
  9. Cliquez sur Ricoh ⇒ Afficher les valeurs de propriétés de document, puis parcourez plusieurs documents de votre fichier PDF afin de vérifier que Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat extrait les valeurs de propriétés de document appropriées pour chaque document.
  10. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer toutes les améliorations apportées au fichier PDF, y compris la nouvelle définition de la propriété de document, cliquez sur Ricoh ⇒ Sauvegarder le fichier de contrôle.
  11. Dans l'étape RICOH ProcessDirector IdentifyPDFDocuments, spécifiez le nom et l'emplacement du fichier de contrôle qui contient la définition de la propriété de document.

Related information:

Configuration permettant d'utiliser des documents dans des travaux PDF
Définition d'une règle
Rubrique parente : Utilisation des propriétés de document