Propriétés et gestion des documents

Analysez en profondeur vos besoins en gestion documentaire avant de définir les propriétés des documents. Il est important de limiter le nombre et la taille des propriétés. Une propriété comptant 1 024 caractères consomme un espace de stockage considérable par rapport à une propriété de 32 caractères.

Les propriétés de document limitées n'ont pas besoin d'espace dans une table de base de données. Par contre, elles occupent de l'espace dans les fichiers de propriétés de document.

L'application de propriétés de document dans la base de données permet d'afficher des informations sur les documents dans l'interface utilisateur et de les traiter de façon globale (indépendament du travail associé à ces documents). Cependant, l'inclusion d'informations sur le document dans la base données a un impact sur les performances. Les propriétés de document consomment de l'espace dans les tables de base de données. La mise à jour des propriétés augmente l'activité de consignation et risque d'entraîner des conflits de bases de données. La base de données place des informations en cache dans la mémoire. Avec un nombre plus réduit de propriétés de petite taille, la base de données peut placer davantage d'informations en mémoire, ce qui accélère les performances système.

Le traitement des documents fait l'objet de différentes étapes et actions dans la base de données. Le SGBD verrouille les champs de la base de données pendant leur traitement. Plus les traitements documentaires sont nombreux, plus l'impact est important sur les ressources système. Vous pouvez ajuster les modèles d'action pour limiter le nombre d'étapes simultanées traitant les documents dans la base de données.

Les mesures et actions ci-après entraînent des mises à jour de la base de données :

• WriteDocumentsToDatabase ajoute des entrées pour chaque document dans la base de données et leur associe un identificateur de document.
• ReadDocumentsFromDatabase extrait les informations sur les documents de la base de données et les stocke dans un fichier de propriétés de document. La base de données n'est pas mise à jour.
• CompleteDocuments associe l'état Terminé à l'ensemble des documents du travail.
• CreateJobsFromDocuments et CreateAFPJobsFromDocuments créent une nouvelle association entre les documents et les travaux enfants à créer.
• RemoveJobs notifie RICOH ProcessDirector lors de la suppression de travaux. Si RICOH ProcessDirector supprime un travail comportant des documents dans la base de données, il supprime ces documents de la base de données.
• UpdateDocumentsInDatabase met à jour les propriétés de document de la base de données à l'aide des valeurs figurant dans le fichier de propriétés de document.
• L'action Traiter à nouveau nécessite une approbation de la part des fonctions de traitement de document. Les fonctions de traitement de document ne permettent pas à RICOH ProcessDirector de traiter à nouveau un travail d'origine si les documents de ce travail sont également associés à d'autres travaux.
• Lorsque vous ouvrez le bloc-notes de propriétés de document à partir du portlet Documents, les valeurs de propriété de document sont extraites de la base de données. Seules les propriétés stockées dans la base de données s'affichent dans le bloc-notes de propriétés.

La liste suivante affiche les étapes et les actions en fonction du nombre de ressources de bases de données utilisées. Les éléments les plus gourmands en ressources figurent en haut.

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocuments ou CreateAFPJobsFromDocuments
5. Affichage de la table Documents dans l'interface utilisateur
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. Traiter à nouveau
8. Ouverture du bloc-notes des propriétés de document à partir du tableau Documents