Élimination des insertions physiques
Cet atelier imprime des factures et des brochures publicitaires pour divers clients. Ceux-ci lui envoient leurs ressources et leurs données d'impression. Le personnel de prépresse utilise un outil de composition de document pour créer des travaux AFP. Ces travaux sont soumis à RICOH ProcessDirector, qui les envoie à dix systèmes d'impression InfoPrint 4100 en mode recto verso. Une fois imprimés, les travaux sont pliés, insérés et envoyés par courrier.
L'atelier demande à ses clients d'envoyer les ressources requises avec chaque travail d'impression. Le personnel ne stocke aucune ressource indéfiniment. De nombreux clients (sociétés émettrices de cartes de crédit, par exemple) ajoutent des insertions dans l'enveloppe contenant leurs factures. Cela peut causer quelques problèmes :
- Les modules d'insertion abîment souvent le courrier ; les factures individuelles doivent fréquemment être réimprimées. Cette réimpression coûte du temps et de l'argent.
- Les clients ont tendance à ignorer les insertions et à les jeter juste après avoir ouvert l'enveloppe.
L'atelier souhaite proposer une plus grande gamme d'offres, de façon à inclure l'impression de données variables en couleur, via une solution d'impression couleur AFP. Les responsables sont en outre persuadés qu'ils économiseront de l'argent, du temps et du papier en réduisant la complexité des tâches effectuées par les modules d'insertion. Si ces derniers n'ont plus besoin d'ajouter deux feuilles de papier, mais seulement de plier les factures et de les insérer, le courrier risque moins d'être abîmé.
Solution
L'atelier s'est associé à l'équipe Ricoh pour créer une solution basée sur son processus et son environnement existants. Cette solution permettra aux clients d'utiliser des insertions électroniques à la place des insertions physiques. L'atelier espère que l'impression de publicités en couleur directement dans les zones vierges ou sur les côtés des factures client lui permettra de se séparer de l'un de ses modules d'insertion.
Si une société émettrice de cartes de crédit peut identifier les données et les règles applicables aux caractéristiques de chaque client, les insertions électroniques pourront alors être adaptées à chaque type de facture. Par exemple, une facture peut afficher une publicité représentant un monospace, une voiture de sport ou une moto - selon la catégorie démographique à laquelle appartient le client.
Implémentation
Pour bénéficier pleinement des nouvelles fonctions couleur dont il dispose, l'atelier de service prépresse apporte quelques modifications à son flux de travaux :
- Il ajoute un système d'impression InfoPrint 5000 en mode recto verso et configure le logiciel RICOH ProcessDirector pour lui soumettre des travaux d'impression.
- Il fournit des instructions à ses clients, notamment une procédure à suivre pour utiliser les images et logos, les polices et les graphiques en couleur.
- Le service de prépresse utilise une application graphique pour gérer les profils de couleur et la normalisation des images.
- Il ajoute une nouvelle étape au processus pour s'assurer que les clients ont bien respecté les instructions. Si ce n'est pas le cas, le personnel de prépresse ajuste la résolution et les profils de couleur en entrée pour qu'ils correspondent aux normes établies avant de soumettre le travail d'impression.