Utilisation des informations relatives aux documents

Toutes les fonctionnalités de traitement de documents collectent et suivent les informations relatives à chacun des documents d'un travail. RICOH ProcessDirector extrait les informations (telles que les noms et les adresses des clients) des données dans les documents eux-mêmes. La fonctionnalité Gestion des préférences vous permet d'utiliser d'autres informations (telles que les films préférés ou les préférences de diffusion de documents) sur un individu ou sur le compte associé à chaque document. Les documents eux-mêmes ne contiennent pas ces informations.

Vous pouvez utiliser les informations sur les individus ou sur les comptes de deux manières différentes :

  • Pour modifier le contenu des documents

  • Pour contrôler la manière dont RICOH ProcessDirector traite les documents

Pour modifier le contenu des documents, vous devez appliquer une marque basée sur les valeurs des propriétés de document. Vous disposez, par exemple, d'informations sur le film préféré de chaque client. Créez une marque pour différentes offres spéciales. Définissez une propriété de document RICOH ProcessDirector pour les films préférés. Envoyez les informations sur les films préférés à RICOH ProcessDirector dans un fichier de préférences. RICOH ProcessDirector utilise les informations pour sélectionner une offre spéciale et l'applique à chaque document.

Pour contrôler la manière dont RICOH ProcessDirector traite les documents dans votre flot de travaux, vous devez créer des processus conditionnels basés sur des valeurs de propriétés de document. Vous disposez, par exemple, d'informations sur les préférences de diffusion de document de chaque client. Définissez une propriété de document RICOH ProcessDirector pour les préférences de diffusion et envoyez les informations sur les préférences de diffusion des clients à RICOH ProcessDirector dans un fichier de préférences. Créez des processus conditionnels qui impriment des documents ou les envoient par e-mail aux clients en affectant les valeurs de la propriété de document qui spécifie les préférences de diffusion à une propriété de travail afin que RICOH ProcessDirector puisse créer des travaux distincts pour les documents avec chaque préférence de diffusion.

Rubrique parente : Gestion des préférences