Scénario de distribution de relevés de compte basé sur un fichier de préférences

Définition des propriétés de document personnalisées

Pour définir les propriétés de document personnalisées, l'administrateur :

• Définit deux propriétés de document personnalisées (avec des légendes qui spécifient les noms d'interface utilisateur) dans le fichier docCustomDefinitions.xml :
  • Doc.Custom.AccountNumber, avec Numéro de compte comme légende
  • Doc.Custom.PrefOffers, avec Préférence d'offres comme légende
• Exécutez l'utilitaire docCustom, puis mettez à jour la fonction Propriétés de document personnalisées.
• Charge les propriétés RICOH ProcessDirector de document mises à jour dans le Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
• Utilise la fonction Définir une propriété de document du plug-in pour mapper les données du numéro de compte figurant dans les documents à la propriété de document Numéro de compte (nom de la base de données Doc.Custom.AccountNumber).

  Lors du traitement, l'étape IdentifyPDFDocuments du flot de travaux extrait les données pour la propriété de document Numéro de compte depuis chacun des documents figurant dans le fichier PDF associé au travail.

  Remarque:
  • La fonction Définir une propriété de document ne peut pas être utilisée pour mapper les données à la propriété de document Préférence d'offres (nom de la base de données Doc.Custom.PrefOffers) car les documents ne contiennent pas ces données. Lors du traitement, l'étape ApplyPreferences du flot de travaux utilise le fichier de préférences pour alimenter les valeurs de propriété.

• Utilise la fonction Sauvegarder le fichier de contrôle du plug-in pour enregistrer la définition de la propriété de document dans le fichier de contrôle EnhancePDFdocs.ctl.
• Envoie le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector.

Création d'un objet de mappage de propriétés

L'administrateur crée un objet de mappage de propriétés CustomerPreferences avec les valeurs suivantes :

• Sur l'onglet Général, le Type de fichier est défini sur CSV.
• Sur la section Mappage des propriétés, les valeurs sont les suivantes :

  En-tête	Propriété de document	Syntaxe :
  Numéro de compte	Numéro de compte	Identifier le document
  Type de sortie	Type de sortie	mise à jour de propriétés
  Adresse e-mail	Adresse de messagerie électronique	mise à jour de propriétés
  Offres	Préférence d'offres	mise à jour de propriétés

Mise à disposition du fichier de préférences pour RICOH ProcessDirector

Pour mettre à disposition le fichier de préférences pour RICOH ProcessDirector, l'administrateur :

• Crée un répertoire /aiw/aiw1/preferences pour les fichiers de préférences.
• Demande au service qui fournit le fichier de préférences de le nommer EnhancePDFprefs.csv et de l'écrire dans le répertoire /aiw/aiw1/preferences.
• S'assure que le fichier de préférences est prêt pour être RICOH ProcessDirector traité par :
  • Le fichier doit être au format CSV (valeurs séparées par une virgule) ou délimité par des tabulations.

    Les en-têtes des colonnes de données doivent être spécifiés dans l'objet de mappage de propriétés : Numéro de compte, Type de sortie, Adresse e-mail et Offres.

  L'exemple qui suit présente un extrait du fichier :

  Account Number,Output Type,Email Address,Offers
  2000144372,Print,,All
  2001144678,Print,,None
  2001154898,Email,m.lopez@isp1.com,Company
  2004187456,Print,,Company
  2007192007,Web,j.gomez@isp2.com,All
  2010197554,Email,s.jones@isp3.com,Company
  2010223114,Email,d.wilson@isp4.com,None
  2012234096,Web,a.larson@isp5.com,None
  2231547625,Print,,All

Modification du flot de travaux

Pour modifier le flot de travaux EnhancePDFDocuments utilisé par l'entreprise pour imprimer les relevés de compte, l'administrateur :

• Ajoute une étape ApplyPreferences après l'étape IdentifyPDFDocuments et définit les valeurs des propriétés d'étape :
  • La propriété Fichier de préférences a pour valeur /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
  • La propriété Mappage des propriétés a pour valeur CustomerPreferences.
• Ajoute une étape GroupDocuments après l'étape ApplyPreferences et définit la propriété Groupe en premier sur Type de sortie.

  L'étape GroupDocuments crée trois groupes de documents basés sur les valeurs de la propriété de document Type de sortie. Les valeurs sont issues du fichier EnhancePDFprefs.csv : Impression, E-mail et Web.

• Ajoute une étape CreateJobsFromDocuments au flot de travaux après l'étape GroupDocuments et définit la propriété Flot de travaux enfant sur le nom du flot de travaux en cours.
• Déconnecte l'étape CreateJobsFromDocuments de l'étape BuildPDFFromDocuments.
• Ajoute une condition sur le connecteur entre les étapes SetJobPropsFromTextFile et CountPages. La règle appliquée au connecteur est : Numéro du travail Unlike *.*

  Cette règle vous permet de traiter des travaux parent et enfant via différentes branches. Les travaux parent, qui n'ont pas de point (.) dans leurs noms, utilisent cette branche.

• Ajoute une étape SetDocPropsFromConditions et la connecte à l'étape SetJobPropsFromTextFile. L'étape SetDocPropsFromConditions démarre une nouvelle branche pour les travaux enfant. Le connecteur n'a pas de règle. Les travaux enfant, qui sont dotés d'une décimale dans leur numéro de travail, sont placés au bas de cette branche.

  L'étape SetDocPropsFromConditions spécifie un fichier de conditions de propriété qui définit la propriété de travail Personnalisé1 (nom de la base de données Job.Info.Attr1) en fonction de la valeur de la propriété de document Type de sortie issue du fichier de préférences. Le fichier de conditions de propriété contient les éléments suivants :

  "Doc.Pref.Output","Job.Info.Attr1"
  "=Email","Email"
  "=Print","Print"
  "=Web","Web"

• Connecte l'étape SetDocPropsFromConditions à l'étape BuildPDFFromDocuments.
• Crée une branche de flot de travaux pour les travaux enfant qui ont des relevés à imprimer, en ajoutant une condition sur le connecteur existant de l'étape BuildPDFFromDocuments à l'étape CountPages. La règle appliquée au connecteur est : Personnalisé1 = Imprimer
• Ajoute une étape EmailDocuments et la connecte à l'étape BuildPDFFromDocuments. L'étape EmailDocuments envoie chaque relevé sous forme de fichier PDF à l'adresse e-mail du client.

  Le fichier de préférences contient les adresses e-mail des clients.

• Crée une branche de flot de travaux pour les travaux enfant qui ont des relevés à envoyer par e-mail, en ajoutant une condition sur le connecteur situé entre les étapes BuildPDFFromDocuments et EmailDocuments. La règle appliquée au connecteur est : Personnalisée1 = E-mail
• Ajoute une étape RunExternalProgram et la connecte à l'étape BuildPDFFromDocuments. L'étape RunExternalProgram envoie les relevés à un programme externe qui les publie sur le site Web de l'entreprise.
• Crée une branche de flot de travaux pour les travaux enfant qui ont des relevés à publier sur le site Web de l'entreprise, en ajoutant une condition sur le connecteur situé entre les étapes BuildPDFFromDocuments et RunExternalProgram. La règle appliquée au connecteur est : Personnalisée1 = Web
• Ajoute une étape WaitForRelatedJobs entre les étapes PrintJobs et RetainCompletedJobs.
• Connecte les étapes CreateJobsFromDocuments, EmailDocuments et RunExternalProgram à l'étape WaitForRelatedJobs.

Traitement des travaux via le flot de travaux

Après avoir configuré le flot de travaux et l'avoir testé, l'administrateur place le flot de travaux en production.

L'unité d'entrée fournie HotFolderPDF reçoit un travail PDF avec des documents de relevé et le soumet au flot de travaux EnhancePDFDocuments.

Le travail parcourt la branche du flot de travaux pour les travaux parent et passe à l'étape ApplyPreferences. RICOH ProcessDirector lit les informations figurant dans le fichier EnhancePDFprefs.csv et crée trois colonnes de données dans le fichier des propriétés de document pour le travail. Les colonnes contiennent des valeurs pour ces propriétés :

• Doc.Pref.Output
• Doc.Email.Address
• Doc.Custom.PrefOffers

Le travail passe à l'étape GroupDocuments, qui place chaque document dans un des trois groupes en fonction de la valeur de la propriété Type de sortie.

Le travail passe à l'étape CreateJobsFromDocuments, qui crée un travail enfant pour chaque groupe de documents et soumet les travaux enfant au même flot de travaux.

Les travaux enfant parcourent la branche du flot de travaux pour les travaux enfant.

Lorsque les travaux enfant atteignent l'étape SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector définit la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 :

• Pour le travail enfant doté de la propriété Type de sortie définie sur Impression, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Impression.
• Pour le travail enfant doté de la propriété Type de sortie est définie sur E-mail, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur E-mail.
• Pour le travail enfant doté de la propriété Type de sortie définie sur Web, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Web.

RICOH ProcessDirector envoie les travaux enfant à la branche d'impression, la branche d'e-mail ou la branche Web du flot de travaux en fonction de la valeur de la propriété de travail Personnalisé1.

Le travail enfant avec des documents à imprimer passe à l'étape WaitForRelatedJobs après l'étape PrintJobs.

Le travail enfant avec des documents d'e-mail passe à l'étape EmailDocuments et RICOH ProcessDirector utilise la valeur spécifiée pour la propriété Adresse e-mail afin d'envoyer par e-mail au client chaque politique sous forme de fichier PDF.

Le travail enfant passe alors à l'étape WaitForRelatedJobs.

Le travail enfant avec des documents Web passe à l'étape RunExternalProgram, qui envoie les relevés vers un programme externe qui les publie sur le site Web de l'entreprise.

Le travail enfant passe alors à l'étape WaitForRelatedJobs.

Lorsque tous les travaux enfant ont atteint l'étape WaitForRelatedJobs, le travail parent et les travaux enfant démarre leur période de conservation.